Für jede Mail, die Sie verschicken, hält der Server fest, wann der Server des Empfängers sie angenommen hat. Das PDF trägt einen Prüfcode, mit dem IDO die Angaben jederzeit bestätigen kann. Nachweise werden 3 Jahre aufbewahrt.

Mit dem Outlook-Add-in senden Sie Mails über „Später senden“ zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl (höchstens 4 Tage im Voraus). Der Mailserver hält sie bis dahin zurück, auch wenn Outlook geschlossen ist. Kurz nach dem Senden können Sie eine Mail in Outlook noch zurückholen. Die Kopie in „Gesendete Elemente“ entsteht sofort.

Wiedervorlagen legen Sie in Outlook über das Menü „Wiedervorlage“ im Add-in an. Zum Termin legt der Server die Mail ungelesen und markiert oben in Ihren Posteingang, auch wenn Outlook geschlossen ist. Bei verschickten Mails erinnert er Sie nur, wenn bis dahin keine Antwort gekommen ist.

Solche Domains werden oft für Betrugsmails genutzt, zum Beispiel gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung. Gehört eine Domain Ihnen selbst, markieren Sie sie als „gehört uns“.

Pflichtangaben in jeder Mail

Der Mailserver hängt diese Angaben an jede ausgehende Mail Ihrer Firma an, auch vom Handy. Damit sind die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe (§ 35a GmbHG, § 37a HGB) immer dabei.

Löschfristen

Mails, die länger als die Frist liegen, werden einmal am Tag endgültig gelöscht, zum Beispiel Bewerbungen nach sechs Monaten (DSGVO). Das GoBD-Archiv bleibt davon unberührt. Eine neue Regel greift ab dem nächsten Tag.

Domain und DNS

Ihre Domain liegt bei IDO Mail. Hier pflegen Sie die DNS-Einträge, zum Beispiel für Ihre Webseite. Wir prüfen jeden Eintrag, bevor er gespeichert wird, damit nichts falsch konfiguriert wird. Änderungen wirken meist nach wenigen Minuten.

Firmen-Cloud

Signatur-Angaben der Kollegen

Diese Angaben erscheinen in der Signatur Ihrer Firma. Das Outlook-Add-in übernimmt Änderungen beim nächsten Abgleich.

Gruppenpostfächer

Diese Gruppenpostfächer hat Ihnen Ihr Administrator zugewiesen. Eingeschaltete erscheinen in Outlook unter „Shared“, ihr Kalender erscheint unter Kalender.

Mein Postfach freigeben

Kollegen, für die Sie Ihr Postfach freigeben, sehen es in Outlook unter „Shared“ mit allen Ordnern. „Antworten“ heißt: Der Kollege darf auch mit Ihrer Adresse als Absender schreiben. „Verschieben“ schließt Löschen ein.

Für mich freigegeben

Postfächer, die Kollegen für Sie freigegeben haben. Sie erscheinen in Outlook unter „Shared“.

Herunterladen

Mit dem Add-in stellen Sie die Abwesenheitsnotiz direkt in Outlook 2021 und 2024 ein. Es aktualisiert sich selbst.

1. Setup herunterladen und ausführen (keine Administratorrechte nötig).
2. Outlook neu starten, Registerkarte IDO Mail öffnen und Registrieren wählen.
3. Adresse und Kennwort Ihres Postfachs eingeben. Das Gerät erscheint dann unten.

Meldet Windows „Herausgeber kann nicht überprüft werden“, auf Installieren klicken.

IDO Mail für Outlook herunterladen

Verknüpfte Geräte

Jedes Outlook, in dem Sie das Add-in registriert haben. Entfernen meldet das Add-in dort ab.

Mails von Ihrem bisherigen Anbieter holen

Alle Ordner und Unterordner mit allen Mails werden übernommen. Gesendete, Entwürfe, Papierkorb und Spam landen in den passenden Ordnern hier. Geteilte Ordner und Gruppenpostfächer, die Sie beim alten Anbieter nur mitbenutzen, werden nicht übernommen: Ziehen Sie das jeweilige Postfach selbst um und geben Sie es danach unter „Freigaben“ wieder frei. Beim alten Anbieter bleibt alles unverändert. Der Umzug läuft im Hintergrund, Sie können diese Seite schließen. Nach dem ersten Durchlauf erhalten Sie einen Bericht als Mail in Ihr Postfach. Danach holt der Umzug alle 20 Minuten neue Mails nach, bis Sie ihn beenden.

Ihre Umzüge

Outlook und die meisten Mail-Apps richten sich mit Adresse und Kennwort selbst ein. Falls nicht, diese Daten eintragen:

Posteingang (IMAP)

mail.idoemail.de · Port 993 · SSL/TLS

Postausgang (SMTP)

mail.idoemail.de · Port 587 · STARTTLS

Benutzername

Ihre vollständige E-Mail-Adresse

Kennwort

Kennwort Ihres Postfachs